ACTIVIDAD N° 6

DIAGRAMA DE FLUJO

Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución, es decir , viene a ser la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo. Luego, un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de su estructura organizativa. Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este. En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.

los diagramas de flujo en cualquier proceso o actividad.

Se trata de una muy útil herramienta para poder entender correctamente las diferentes fases de cualquier proceso y su funcionamiento , y , por tanto , permite comprenderlo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos.

Son importantes los diagramas de flujo en toda organización y departamento, ya que permite la visualización de las actividades innecesarias y verifica si la distribución del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin sobre cargo para algunas mientras otros trabajan con mucha holgura.

Los diagramas de flujo son importantes para el diseñador por que le ayudan en la definición, formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al análisis a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.

Para ayudar a su comprensión por cualquier persona de la organización , se utilizan distintas formas de interpretación, a través de dibujos, de símbolos de ingeniería, de figuras geométricas, etc. , que transmitan una indicación de lo que se quiere representar.

Objetivo

Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer los clientes y proveedores de cada fase, representar los controles, etc.

Ventajas

Podemos citar como ventajas que se pueden obtener con la utilización de los diagramas de flujo, las siguientes:

· Ayudan a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo , con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias.

· Al presentarse el proceso d una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificación de forma clara de las mejoras a proponer.

· Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los departamentos y personas de la organización.

· Normalmente sucede que las personas que participan en la elaboración del diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del mismo, por lo que continuamente proponen ideas para mejorarlo.

· Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la formación y entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa.

· Lo mas reseñable es que realmente se consigue que todas las personas que están participando en el proceso lo entenderán de la misma manera, con lo que sera mas fácil lograr motivarlas a conseguir procesos mas económicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los cliente-proveedor del proceso.

Elaboración

El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser realizada con un trabajo en equipo, para lo cual se deberán seguir los pasos que a continuación se exponen:

1. Se nominan los miembros del grupo de trabajo que deberán elaborar el correspondiente diagrama de flujo del proceso en estudio. Se elegirán dichas personas entre aquellas que estén participando en las tareas del proceso, junto a sus proveedores y clientes internos, ademas de una persona ajena del proceso que , por tanto, sea independiente del proceso. El objeto de incluir esta persona independiente se debe a la necesidad de las siguientes premisas:

· Que haga desaparecer la influencia decisiva de algún miembro del grupo en el resultado.

· Que obtenga la participación de todos los miembros del grupo de trabajo y resuelva los conflictos que pudiera haber, actuando como moderador .

· Que ayude al grupo a discriminar la información imprescindible de la que no lo es, con objeto de aprovechar mejor el tiempo

2. Se realizan una serie de reuniones para ir realizando la elaboración de una representación gráfica del proceso en cuestión. Es importante realizar varias sesiones de trabajo , ya que así los participantes tendrán mas tiempo para obtener mas información acerca del proceso.

3. Para realizar el diagrama, los datos son obtenidos a través de un continuo planteamiento de preguntas a los miembros del grupo que se irán repitiendo a lo largo de todo el proceso construcción del diagrama de flujo, como son:

¿Que paso es el primero?

¿Que paso es el siguiente?

Ademas se deberán utilizar otra serie de preguntas que pueden ayudar a construir el diagrama en determinadas fases del proceso, a saber:

¿De donde viene el servicio o el material?

¿Como entra el servicio o material al proceso’

¿Quien toma la decisión’

¿Que pasa si la decisión es afirmativa SI?

¿Que pasa si la decisión es negativa NO?

¿Hay algo mas que se deba hacer en este momento del proceso?

¿Donde va el producto o servicio de esta operación?

¿Que pruebas se realizan al producto en cada fase del proceso?

¿Que pruebas se realizan al proceso?

¿Que pasa si el producto/servicio no cumple con lo especificado?

4. Todos los datos que se obtengan de las respuestas a las preguntas mencionadas deberán siendo representadas en hojas del tipo post-it , que se dejaran bien visibles para todo el grupo de trabajo durante la realizacion de la confección del diagrama , componiendo una especie de mapa mental que ayuda a tomar decisiones.

5. Se deberá confeccionar una tabla de símbolos estándar que vayan a ser utilizados normalmente en el diagrama de flujo a construir. 

6. Se recomienda empezar dibujando el diagrama de flujo mas general del proceso para posteriormente ir detallando mas cada uno de los diferentes pasos con aquellas características que nos interesen mas resaltar , como: responsabilidades, archivos, tiempos, documentación asociada, avisos,etc. A veces se suelen incorporar imágenes que ayuden a visualizar con mas claridad lo que se propone representar. En definitiva, en el diagrama de flujo se deberá poner todos aquellos elementos que nos den una mayor información valida para realizar un proceso.

Fases

Definir el proceso y concretar su alcance ( su inicio y final )

Representar las etapas intermedias y su relación ( proceso actual)

Documentar cada una de las etapas: Responsable/ Proveedor y Cliente

Analizar el proceso actual desde el punto de vista deseado.

Proponer alternativas y definir las nuevas etapas y sus relaciones

Representar el diagrama del nuevo proceso e indicar las diferencias con el actual.

Reglas

Utilizar una simbiologia simple y conocida por los implicados en el proceso.

Consensuar tanto el diagrama del proceso actual como del nuevo.

Analizar las implicaciones colaterales de los cambios a introducir.

ACTIVIDAD N° 5

SIMPLIFICACIÓN DEL TRABAJO

A nivel empresarial el concepto de la Simplificación del Trabajo, no es más que la labor que se realiza constantemente a través de la utilización de planes organizados, que sirven para la aplicación de mejores técnicas que faciliten la ejecución de las tareas.

Desde un punto de vista administrativo, la Simplificación del Trabajo es cualquier método, artificio ó recurso que ayude a disminuir o reducir la cantidad de esfuerzo requerido para ejecutar una labor determinada y es concebida fundamentalmente como una tarea permanente con el objeto de minimizar las tareas ordinarias propias de toda organización. La simplificación de trabajo es un plan organizado para aplicar el sentido común y descubrir la mejor forma de hacer las cosas. Es un enfoque sistemático para eliminar detalles innecesarios con el propósito de economizar tiempo, energía, materiales y equipo.

La simplificación reduce al mínimo la cantidad de esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, sea mental o física.. Mejora el funcionamiento, por medio de la redistribución de trabajo, la eliminación o redistribución de las distintas fases de una labor, y el balance del programa de trabajo. Además, mejora el uso del espacio disponible, situando más adecuadamente los elementos claves.

Es responsabilidad del supervisor efectuar la mejor labor posible en su trabajo. Es verdad que la gerencia decide lo que se va hacer y quien lo va a hacer, pero como se va hacer y cuan bueno y pronto se hace, depende del supervisor .la enorme labor de papeleo gubernamental es responsabilidad del supervisor e igualmente e es responsable de escoger el equipó moderno para llevar a cabo sus labores en forma más económica, rápida y eficiente. Los métodos de producción deben guardar proporción con las necesidades del servicio a prestar. Cada supervisor desea encontrar mejores métodos y procedimientos para trabajar. Métodos y procedimientos que eliminen retrasos, embotellamientos, que faciliten las labores.

Dentro de algunos de los objetivos de la Simplificación del trabajo a nivel organizacional se encuentran los siguientes:

Reducir al mínimo el esfuerzo requerido para llevar a cabo una determinada tarea, ya sea mental o física.

Mejorar el funcionamiento organizacional, a través de métodos tales como la redistribución de funciones, la eliminación, reducción y combinación de fases de una actividad o labor y la.

Optimización y aprovechamiento de los recursos disponibles.

Mejorar el flujo o secuencia del trabajo dentro de todas las áreas que la integran.

Reducción del número y el costo de las operaciones administrativas, mediante la disminución de trámites y la combinación, unión ó eliminación de formas impresas.

Mejor aprovechamiento del recurso humano, al reducir desplazamientos y tiempos innecesarios.

Satisfacción del personal con su trabajo y mayor disposición del mismo al encomendarle una labor o tarea.

Mejora la supervisión, ya que se estimula la iniciativa personal del trabajador.

Mejor atención al público, al disminuir el tiempo dedicado a las actividades de trámite de documentos y trabajo rutinario.

Renovación del interés del empleado por su trabajo, resultado de una comprensión más clara del objetivo de su tarea y de su relación con otros trabajos dentro de la oficina.

La Simplificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de lógica y sentido común, también debe ser apoyada por técnicas administrativas que puedan ayudar a la comprensión y faciliten su aplicación.

Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la simplificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno de los aspectos evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas las siguientes.

La medición del trabajo:

Indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está realizando.

Disponer de datos exactos acerca del volumen de trabajo a menudo significa la diferencia entre una solución realista y otra teórica. Conociendo como se obtiene cierta cantidad de producción de trabajo, se pueden mejorar los métodos empleados para su realización, reajustar la asignación de tareas, aliviar en general la carga de trabajo y eliminar congestiones. También ayuda a detectar rápidamente los problemas, indicando dónde hay desigualdad de responsabilidades.

La medición del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio necesario para lograr mayor eficiencia. Además ayuda a detectar los embotellamientos o cuellos de botella y a constatar los requerimientos del personal.

Cuadro de distribución del trabajo.

El principio básico de una buena administración es el mantenimiento de una buena distribución del trabajo, de forma tal que sean utilizadas debidamente todas las facultades laborales y personales de los empleados. Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución de las funciones, por lo cual se deberá aplicar el gráfico de distribución del trabajo.

Este cuadro es la tabulación del trabajo efectuado por el empleado dentro de un grupo u oficina determinada. La elaboración del mismo es el primer paso en el programa de simplificación del trabajo, es el indicador de los puntos débiles, así como de aquellos que deberán estudiarse con detenimiento, aplicando las técnicas del programa.

Este cuadro de distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una oficina, qué empleados desempeñan las diversas actividades, así como el tiempo necesario para su ejecución. Permite hacer una redistribución más eficaz del trabajo.

Estudios de tiempos y movimientos:

Para realizar una adecuada medición del trabajo, es necesario realizar estudios de tiempos y movimientos para cada uno de los procesos y sus actividades componentes, así como también para las funciones independientes que se realicen dentro del área.

La metodología es simple, como su nombre lo indica es medir el tiempo efectivo en el que se lleva a cabo cada actividad, función y/o proceso y determinar bajo parámetros estadísticos la eficiencia con la que se están realizando.

Se basa en los principios del balance de línea y de la economía de movimientos, que se refieren a la distribución del trabajo, al uso de las manos y el cuerpo humano y al diseño y empleo de las herramientas con la finalidad de realizar el menor esfuerzo posible.

Diagrama de procedimientos o procesos:

Los diagramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina y también sirven para la búsqueda de mejoras, además permiten discutir los trámites más eficazmente con el personal operativo.

Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en estudio y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas independientes, las cuales demuestran las actividades operativas, de transporte, de inspección, de almacenamiento y espera, su interrelación y los tiempos de duración de cada una de ellas.

El cuadro de distribución del trabajo señala qué es lo que se está haciendo en una oficina, así como la distribución de las tareas entre los empleados; mientras que el diagrama de procesos enseña ¿ cómo se hace el trabajo en una oficina ?

Flujogramas:

Sin duda alguna surgieron como consecuencia del diagrama de procedimientos o procesos, su diferencia radica en que no se realiza el listado de actividades que conforman el proceso, sino que se van describiendo directamente dentro de las figuras que se han diseñado para ilustrarlo.

Para su elaboración existen al rededor de quince figuras, las cuales a su vez sirven de base para el diseño de los mismos, sin embargo es común encontrar figuras diferentes creadas por el investigador, dependiendo del grado de complejidad de los procesos o la creatividad que desee introducir en ellos.

Las figuras se interrelacionan por medio de líneas, las cuales ayudan a esquematizar y visualizar la relación de dependencia entre las actividades componentes del proceso en general y los responsables de llevarlas acabo.

Grafica de la distribución física de la oficina y distribución en planta:

La gráfica de distribución física de la oficina pretende la optimización del círculo de trabajo, distribuyendo los puestos adecuadamente para cada una de las actividades que se deben realizar, utilizando la mejor combinación posible, adecuando el mobiliario y equipo dentro del espacio disponible de la manera más racional, para lograr los objetivos de la oficina evitando pérdidas de tiempo.

Por su parte la distribución en planta es la organización del espacio físico en el cual se encuentran los recursos que servirán para la fabricación de un bien o servicio y que también consiste en determinar la ubicación de los sitios de trabajo de la maquinaría, equipo y materiales en general, tomando en cuenta el posible incremento en el nivel de la demanda y de la capacidad instalada.

Ambas técnicas persiguen los mismos objetivos, la diferencia fundamental es que la distribución física de la oficina se basa en los puestos de trabajo administrativos, mientras que la distribución en planta se basa en la maquinaría y equipo y materiales.

Diagrama de recorrido:

El diagrama de recorrido es una técnica básica para realizar la distribución física de la oficina y/o distribución en planta, se fundamenta en la búsqueda de la facilitación del flujo de trabajo a través de la reducción de actividades de transporte innecesarias y el análisis de el traslado del personal, materiales, productos y papelería en general dentro de las áreas integrales de la organización.

Elaborar el diagrama de recorrido ayuda a visualizar el por qué existen tiempos ociosos y cuellos de botella que no dejan fluir eficazmente los procesos dentro de las oficinas, planta de producción o empresa en general.

Grafica de gantt:

Es un método de planeación y programación, se le denomina también gráfica de barras y tiene por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente, consiste en una matriz de doble entrada que lleva en las columnas el tiempo de duración y en los renglones la identificación de las actividades.

Para cada actividad se marca una barra que comienza en la columna correspondiente a su fecha de inicio y termina en la columna correspondiente a la fecha prevista para su finalización, de manera que la longitud del trazo representa su duración.

Establece el orden de la ejecución de las actividades y la relación de dependencia que existe entre cada una de ellas, además permite la revisión y control entre lo ejecutado y lo planeado.

Grafica CPM:

El CPM es un método de trayectoria crítica, eficaz para la planificación, programación y control de toda clase de proyectos. Su estructura básica consiste en un diagrama o red de flechas que representan gráfica, lógica y secuencialmente el desarrollo de las actividades o tareas que componen el proyecto, con miras a economizar tiempos, utilizar eficientemente los recursos disponibles, e indicar previamente los cuellos de botella.

Su finalidad es determinar el tiempo más temprano posible en el que pueden concluirse todas las actividades que lleguen a un evento determinado, la mayor cantidad de tiempo de duración de todas las actividades que convergen en un evento, se calcula de izquierda a derecha y en forma progresiva sumando al tiempo inicial el tiempo de la actividad posterior.

También determina el tiempo máximo o última fecha aceptable en que un evento pueda ser realizado sin atrasar el proyecto total, representa la menor cantidad de tiempo de duración de un evento, se calcula de derecha a izquierda en forma regresiva, restando los tiempos de cada actividad.

Grafica PERT:

El PERT es una técnica utilizada para el planeamiento, programación y control de procesos productivos provistos de factores cuantitativos. Como el CPM se basa en el estudio de la trayectoria crítica, en el gráfico de flechas que representan el trabajo que debe realizarse para alcanzar un objetivo distinguiéndose de otras técnicas por el grado y utilización de la estadística.

Está orientado hacía la evaluación del progreso de un proyecto, pone de manifiesto sus principales problemas reales o potenciales, proporciona información precisa del estado del mismo, predice la verosimilitud de alcanzar los objetivos y determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.

Al igual que el CPM, estudia tiempos para la realización del análisis, los cuales están divididos en Tiempo normal que es el que se tardaría en realizar la tarea o actividad cuando existen condiciones normales de trabajo; Tiempo optimista es el que se utilizaría para realizar una actividad bajo el supuesto que se presenten condiciones más favorables, sin dificultades o complicaciones; Tiempo pesimista es el que se necesitará para efectuar la actividad si se presentan dificultades, complicaciones o retrasos imprevistos; y tiempo estimado o esperado que es el que se obtiene de la probabilidad resultante de la interrelación estadística de los tiempos normal, optimista y pesimista

ACTIVIDAD N° 4

NORMALIZACIÓN.

La normalización hoy en día juega un papel importante en la mayoría de las actividades de los seres humanos, en el campo del sector privado es un soporte muy efectivo al impulsar a constituir estándares internacionales de calidad, a nivel público o estatal su desempeño es de vital importancia al dotar al estado de suficientes instrumentos de control en las políticas relacionadas con el medio   ambiente, la salud, la agricultura y particularmente el sector dé los consumidores.

Por normalización se entiende el proceso de formulación, elaboración, la aplicación y mejoramiento de las normas existentes que se aplican a las diversas actividades económicas, industriales o científicas, con el objeto de ordenarlas y mejorarlas. Los propósitos principales de la normalización son la simplificación, la unificación y la especificación.

LA ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE NORMALlZACIÓN.

La ISO es un organismo internacional compuesta por los representantes de los cuerpos normativos nacionales (Organismos de Normalización), compuesta por noventa (90) países, con un perfil administrativo de carácter no gubernamental. Esta federación de representantes nacionales actúa con oficinas delegadas de la ISO y son las encargadas de la normalización en cada país, en la Tabla No. 1 se presentan algunos Organismos Nacionales de Normalización.

La ISO es un órgano consultivo de la Organización de las Naciones Unidas (ONU), que tiene su sede en Ginebra (Suiza), cuya función principal es la de contribuir al fomento y desarrollo internacional de la normalización, para facilitar el intercambio mundial de productos, bienes y servicios, mediante la colaboración científica, tecnológica y técnica en el campo administrativo, industrial y económico, manteniendo La ISO en contactos con las universidades, centros científicos y tecnológicos.

ESTRUCTURA INTERNA DE LA ISO.

Su estructura interna está compuesta por un Consejo de la Organización encargado de la aprobación de los proyectos de normas, subordinados a éste se han creado ciento setenta y seis (176) comités permanentes llamados Comités Técnicos ISO (ISO/TC) cuya función es la de estudiar los principios científicos de la normalización, a cada Comité Técnico se le adjudica un número de orden y un nombre que refleja el perfil y la especialización a que se dedica.

En los comités técnicos se encuentran subordinados seis cientos treinta y un (631) Subcomités Técnicos (ISO/TCSC) creados según la especialización específica de cada disciplina, estos subcomités están divididos en mil ochocientos treinta (1 830) Grupos de Trabajo de acuerdo a cada especialidad.

En los Comités y Subcomités Técnicos tienen asiento cada uno de los países que conforman esta organización, y representan el punto de vista de los fabricantes, vendedores, profesionales de la ingeniería, laboratorios de pruebas, servicios públicos, gobierno, organizaciones científicas de investigación, grupos de usuarios y consumidores, en todo el mundo.

FUNCIONES Y OBJETIVOS.

Las funciones y objetivos de la ISO son las siguientes:

La elaboración, discusión y presentación de los proyectos de normas técnicas internacionales.

Facilitar la utilización de las nuevas normas para ser empleadas internacionalmente y en la esfera local de cada nación.

Coordinar para los países miembros as recomendaciones necesarias para la unificación de criterios de las normas ISO nacionales en cada país.

Elaboración de las normas internacionales con el apoyo, participación y aceptación de todos sus miembros.

Colaborar activamente con organizaciones internacionales dedicadas a la promulgación de la normalización.

MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

Agilizar el estudio de la organización.

Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.

Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.

Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen.

Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.

VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA UTILIZACIÓN DE MANUALES

Ventajas: 

Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.

Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.

Logran y mantienen un sólido plan de organización.

Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización.

Limitaciones:

Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

ACTIVIDAD N° 3

NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

Definición de Normas:

Para el éxito de cualquier empresa o institución, es fundamental trazar normas de acción correctas. Las normas pueden definirse como el conjunto de principios por lo que se rigen todas las decisiones administrativas, para que el progreso y desarrollo de la empresa se dirijan hacia los objetivos, facilitando las labores del ejecutivo y de sus subordinados.

Características de Normas.

Ayudan en la delegación de autoridad, fijan la acción de su cumplimiento y se deben realizar teniendo en cuenta los principios de concreción, clara y comprensible para todos los que tengan que aplicarlas en la organización.

Clasificación.

Normas creadas: Surgen por iniciativa de la dirección, para orientar el criterio de los subordinados y deben poseer un alto grado de permanencia teniendo en cuenta la estabilidad, la cual es esencial para que se pueda tener éxito en su objetivo. (Ejemplo normas de control interno).

Normas solicitadas: Se formulan con la finalidad de enfrentarse un problema excepcional o problema determinado y debe haber tantas normas como sean necesarias para abarcar las condiciones que puedan preverse, pero no tan excesivas que produzcan confusión y no tenga sentido. Debe tenerse en cuenta que las normas deben basarse en hechos y en un criterio solido y no deben ser simples reflejos personales.

Normas impuestas: Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la dirección a incluirlas entre las normas de la empresa para que estén de acuerdo a las legislaciones.

Determinación de las normas.

Estudie el método existente, con la finalidad de adquirir familiaridad y conocimiento de la operación, equipo, condiciones de trabajo y método, para ello recopile los datos por áreas para el desarrollo de las normas.

Busque en la creación de la norma un control hacia un mayor número de información y datos que exijan para el cumplimiento del proceso.

Desarrollo la norma considerando el establecimiento de mediciones (incluya porcentajes de tolerancia aceptables).

Decida si la norma cumple con el propósito principal.

Considere si la norma será de aplicación continua para efectuar comparaciones recurrentes.

La norma debe estar orientada hacia la detección de fallas y errores.

Tenga en cuenta que cuando las normas se violen, que procedimientos se deben seguir.

Determine si la norma tendrá características de comprobación posterior.

Descarte las normas ineficientes.

Aplicación de las normas.

Deje evidencia de la revisión en la aplicación de la norma, cuando sea necesario a través de cuestionarios, esto ayudara a evitar muchos contratiempos.

Incluya el índice de la efectividad en la aplicación de normas.

Mantenimiento de normas.

Determinada la norma para medir la ejecución, debe asumirse la obligación de conservarla siempre al día, para evitar el fracaso por no haberse ajustado a los cambios que deban hacerse.

Las normas no deben cambiarse a menos que, no sean aplicables posteriormente o tengan errores, esta modificación debe estar debidamente aprobada y hacer el remplazo en el manual de normas.

Debe mantenerse una supervisión continua en la aplicación de las normas, por ejemplo cada seis meses hacer una revisión para determinar desviaciones, posibles cambios parciales, remplazos y mejoras a las normas.

Dentro del programa de normas, cada unidad de la organización debe preservar su responsabilidad y respaldar dicho programa.

Definición de Políticas.

Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización. En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.

Clasificación de las políticas.

Estrategias o generales:

Se formulan al nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad".

Tácticas o departamentales:

Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: "El departamento de producción determinara los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales".

Operativas o específicas:

Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de mantenimiento". Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

Tipos de Políticas.

Externas:

Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc.

Consultadas:

Normalmente dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar algún problema, originándose así éstas políticas.

Procedimientos para la aplicación de las políticas.

Para la aplicación de las políticas fijadas por la organización, se siguen cinco pasos o etapas, a saber: elaboración, aprobación, difusión e interpretación, aplicación práctica y revisión.

Elaboración

Investigar. Determinar los resultados a obtener, determinar el objetivo que se persigue, reunir toda la información necesaria respecto al tema que se trate, verificar si existe una política o costumbre dentro de la empresa al respecto, comparar con otras empresas qué han hecho al respecto (si es posible), consultar con las personas más calificadas en la materia (si es posible).

Ejecución.

Es Hacer una exposición clara y precisa de asunto, enunciando las cualidades y características del tema a tratar, vigilando que sea lo más sencillo posible, pero son caer en omisiones.

Aplicación.

En este punto es necesario explicar de una manera clara y sencilla a quién, cuando y por qué se consideran dentro de los casos de aplicación de la política en cuestión.

Procedimiento.

Explicar clara y detalladamente cuáles son los pasos a seguir para llevar a cabo la aplicación correcta de la política en cuestión para lo cual es necesario seguir una secuencia cronológica de todos los hechos que forman el proceso.

Funcionario responsable.

Definir al responsable o responsables de la correcta aplicación y coordinación de la política o políticas en los departamentos afectados por dichas aplicaciones.

Aprobación.

Verificar la precisión y brevedad del proyecto de política, vigilando que esté completo, que sea necesario y que responda al objetivo propuesto.

Revisión de las políticas.

Revisar periódicamente las políticas, fijando una fecha para tal efecto, procurando mantenerlas al día. Vigilar y evaluar el respeto de las políticas en toda la organización, así como vigilar y verificar la correcta aplicación de las políticas en los diferentes departamentos e investigar, en su caso, por qué se han dejado de aplicar.

Diagramación de los procedimientos.

Diagramación de los procedimientos y normas, es aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

La diagramación de normas y procedimientos son los documentos que especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una organización / institución, explicando un conjunto de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades orgánicas que forman parte de una organización; con el objetivo de ir creando y consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación de información. Este documento también especifica las normas correspondientes con las acciones de carácter disciplinario, relacionándose con el personal y cada miembro del organismo, incluso se halla también las nominas, permisos, vacaciones, bonos… por ello el manual esta sujeto a cambios, debe ser actualizado constantemente, el evoluciona al paso que la organización o institución crezca y se desarrolle en todos los ámbitos.

Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por establece normas o pautas especificas y claras, y detalla minuciosamente todos los procedimientos que se realizan en la institución.

Diseño de políticas.

La importancia del diseños de procedimientos administrativos es que a través de una mirada retrospectiva a la administración permite llevar a las empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organización. Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma.

ACTIVIDAD N° 2

ORGANIMETRÍA

Proviene de dos vocablos en latín: organón = órgano y “metría” que significa medida. Por lo tanto la organimetría es la medición de los sistemas. La organimetría viene hacer un conjunto de técnicas, para representar las organizaciones y sus relaciones formales. El Proceso Administrativo está estructurado por 4 fases o etapas: (Planificación, Organización, Dirección y Control) estas fases distinguen una mecánica administrativa: (previsión, planeación y organización).

La Organimetría es parte del proceso de la Organización. Los miembros de una organización necesitan un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar las metas de la organización. El proceso gerencial de la organización implica tomar decisiones para crear este tipo de marco, de tal manera que las organizaciones puedan durar desde el presente hasta bien entrando al futuro.

Este proceso de organización puede resumirse en:

Diseño Organizacional: Determinar la estructura de la organización que es más conveniente para la estrategia, el personal, la tecnología y las tareas de la organización.

Estructura Organizacional: La forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización.

Estas fases se suceden, es decir que la Estructura Organizacional es producto del Diseño Organizacional. En este escenario la Organimetría representa lo que el Diseño y la Estructura Organizacional han establecido en la Organización Formal.

OBJETIVOS.

El organigrama tiene como objetivo formar dentro de una empresa la estructura de la organización, que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas. Toda organización pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro.

A continuación mencionaremos algunas definiciones de la palabra objetivos.

1º. La palabra objetivo proviene de ob-jactum, que significa "a donde se dirigen nuestras acciones."

2º. Los objetivos son enunciados escritos sobre resultados a ser alcanzados en un periodo determinado.

3º. Los objetivos son los fines hacia los cuales está encaminada la actividad de una empresa, los puntos finales de la planeación, y aun cuando no pueden aceptarse tal cual son, el establecerlos requiere de una considerable planeación.

4º. Un objetivo se concibe algunas veces como el punto final de un programa administrativo, bien sea que se establezca en términos generales o específicos.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Se entiende por organigrama a la representación gráfica de la organización de una entidad, empresa o actividad. A partir de este se puede presentar información general sobre las características de la empresa así como también realizar un análisis de su estructura organizacional.
Existen distintos tipos de organigramas, y distintos criterios para clasificarlos. Algunos de ellos son:

Microadministrativos: pertenecen a una sola organización, ya sea en conjunto o bien, a alguna de las áreas que la conforman.

                                                          
Macroadministrativos: son la representación gráfica de más de una entidad.

Mesoadministrativos: en estos se representa a varias entidades de un sector o bien al sector en su totalidad.

                                                

Generales: aquí se representa a una cierta organización en su totalidad y las relaciones que existen dentro de esta.

Específicos: representan a un departamento o área puntual de la entidad y cómo este se organiza.

Horizontales: en estos las unidades son desplegadas de izquierda a derecha colocando al titulas en el extremo izquierdo. Las relaciones entre las unidades se representas mediante líneas horizontales y las jerarquías se ordena en columnas.

                                       

Verticales: las unidades se despliegan de arriba hacia abajo y el titular se ubica en el extremo superior y las jerarquías se despliegan de manera escalonada.

                                        

Integrales: en ellos se representan todas las unidades administrativas de la empresa y las relaciones jerárquicas o de dependencia que se establecen entre las mismas.

SÍMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA.

Los símbolos de un organigrama son formas geométricas que ilustran las diferentes acciones que pueden ocurrir durante un proceso, programa o algoritmo. Aunque los organigramas incluyen también descripciones textuales, los símbolos del diagrama varían en tamaño para servir de ayuda visual al lector a la hora de entender el diagrama. Sin ni siquiera leer el texto, el usuario puede entender rápidamente el proceso basándose solamente en el orden de los símbolos.

Rectángulo redondeado con extremo cóncavo.

El símbolo del rectángulo redondeado se conoce en un organigrama como el "finalizador". Se usa para indicar el comienzo, la parada, el inicio o la finalización de un proceso. Normalmente se encuentran en la parte de arriba y la de abajo de un organigrama, pero pueden aparecer en el interior si un subproceso se desvía y termina antes de la finalización general del proceso.

Dirección

El símbolo de la flecha se usa para indicar el flujo de información a través del programa. La flecha señala en la dirección en que se mueve el proceso de principio a fin. Si una sección del organigrama indica que la información entra en un bloque y vuelve a salir hacia un paso anterior en el proceso, la línea de la flecha estará doblada en ángulos rectos, igual que un cuadrado, apuntando hacia arriba y girando hacia atrás, señalando una sección anterior en el diagrama, con la cual cosa ilustrará un "bucle" o paso que se repite. Si aparece una flecha doble en un diagrama de flujo significa que un mismo dispositivo lee y escribe datos digitales.

Rombo

En un organigrama, un rombo indica una decisión. Puede señalar la aparición de una sentencia condicional, por ejemplo, o cualquier cuestión en el proceso que pueda tener múltiples resultados que lleven en nuevas direcciones en el proceso. Una respuesta afirmativa a la pregunta del rombo puede llevar el proceso en una dirección indicada por un punto del rombo. Una respuesta negativa, puede llevar el proceso en otra dirección indicada por otro punto del rombo. No tienen por qué ser puntos opuestos. 

Rectángulo

El rectángulo normal es uno de los símbolos más comunes en los organigramas y se usa para indicar pasos o acciones individuales en el proceso, a menudo directamente después del comienzo del proceso y tras cualquier símbolo de decisión, para mostrar la siguiente acción que tendrá lugar.

Amontonada

Este símbolo se parece a una hoja de papel rasgada e indica que hay un "documento" en proceso. Puede ser un documento físico creado durante el proceso, como una impresión, o un documento electrónico, como un correo electrónico, generado durante el proceso. La versión "amontonada" de este símbolo indica la producción de múltiples documentos.

Final

Este símbolo “Final “ se utiliza para indicar que los datos de algunos procesos que requieren traslado a ciertos sitios se están almacenando. A continuación aparecerá un símbolo final si el almacenamiento de los datos es el fin de una rama concreta del proceso del diagrama.

CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS.

Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización... Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

Títulos de descripción condensada de las actividades.

Nombre del funcionario que formuló las cartas.

Fecha de formulación.

Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.) 

Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales). 

Los organigramas u organogramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organograma, va el nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título: organograma; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración. Entre las técnicas reales para la elaboración de un organograma se deben considerar: Los datos que deben recogerse, las fuentes de información, los métodos de recogerlos. Lo primero que debe determinarse es el tipo de organograma que se va a elaborar y el área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la información que a ambas cosas se ajuste.