ACTIVIDAD N° 2

ORGANIMETRÍA

Proviene de dos vocablos en latín: organón = órgano y “metría” que significa medida. Por lo tanto la organimetría es la medición de los sistemas. La organimetría viene hacer un conjunto de técnicas, para representar las organizaciones y sus relaciones formales. El Proceso Administrativo está estructurado por 4 fases o etapas: (Planificación, Organización, Dirección y Control) estas fases distinguen una mecánica administrativa: (previsión, planeación y organización).

La Organimetría es parte del proceso de la Organización. Los miembros de una organización necesitan un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar las metas de la organización. El proceso gerencial de la organización implica tomar decisiones para crear este tipo de marco, de tal manera que las organizaciones puedan durar desde el presente hasta bien entrando al futuro.

Este proceso de organización puede resumirse en:

Diseño Organizacional: Determinar la estructura de la organización que es más conveniente para la estrategia, el personal, la tecnología y las tareas de la organización.

Estructura Organizacional: La forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización.

Estas fases se suceden, es decir que la Estructura Organizacional es producto del Diseño Organizacional. En este escenario la Organimetría representa lo que el Diseño y la Estructura Organizacional han establecido en la Organización Formal.

OBJETIVOS.

El organigrama tiene como objetivo formar dentro de una empresa la estructura de la organización, que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas. Toda organización pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro.

A continuación mencionaremos algunas definiciones de la palabra objetivos.

1º. La palabra objetivo proviene de ob-jactum, que significa "a donde se dirigen nuestras acciones."

2º. Los objetivos son enunciados escritos sobre resultados a ser alcanzados en un periodo determinado.

3º. Los objetivos son los fines hacia los cuales está encaminada la actividad de una empresa, los puntos finales de la planeación, y aun cuando no pueden aceptarse tal cual son, el establecerlos requiere de una considerable planeación.

4º. Un objetivo se concibe algunas veces como el punto final de un programa administrativo, bien sea que se establezca en términos generales o específicos.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Se entiende por organigrama a la representación gráfica de la organización de una entidad, empresa o actividad. A partir de este se puede presentar información general sobre las características de la empresa así como también realizar un análisis de su estructura organizacional.
Existen distintos tipos de organigramas, y distintos criterios para clasificarlos. Algunos de ellos son:

Microadministrativos: pertenecen a una sola organización, ya sea en conjunto o bien, a alguna de las áreas que la conforman.

                                                          
Macroadministrativos: son la representación gráfica de más de una entidad.

Mesoadministrativos: en estos se representa a varias entidades de un sector o bien al sector en su totalidad.

                                                

Generales: aquí se representa a una cierta organización en su totalidad y las relaciones que existen dentro de esta.

Específicos: representan a un departamento o área puntual de la entidad y cómo este se organiza.

Horizontales: en estos las unidades son desplegadas de izquierda a derecha colocando al titulas en el extremo izquierdo. Las relaciones entre las unidades se representas mediante líneas horizontales y las jerarquías se ordena en columnas.

                                       

Verticales: las unidades se despliegan de arriba hacia abajo y el titular se ubica en el extremo superior y las jerarquías se despliegan de manera escalonada.

                                        

Integrales: en ellos se representan todas las unidades administrativas de la empresa y las relaciones jerárquicas o de dependencia que se establecen entre las mismas.

SÍMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA.

Los símbolos de un organigrama son formas geométricas que ilustran las diferentes acciones que pueden ocurrir durante un proceso, programa o algoritmo. Aunque los organigramas incluyen también descripciones textuales, los símbolos del diagrama varían en tamaño para servir de ayuda visual al lector a la hora de entender el diagrama. Sin ni siquiera leer el texto, el usuario puede entender rápidamente el proceso basándose solamente en el orden de los símbolos.

Rectángulo redondeado con extremo cóncavo.

El símbolo del rectángulo redondeado se conoce en un organigrama como el "finalizador". Se usa para indicar el comienzo, la parada, el inicio o la finalización de un proceso. Normalmente se encuentran en la parte de arriba y la de abajo de un organigrama, pero pueden aparecer en el interior si un subproceso se desvía y termina antes de la finalización general del proceso.

Dirección

El símbolo de la flecha se usa para indicar el flujo de información a través del programa. La flecha señala en la dirección en que se mueve el proceso de principio a fin. Si una sección del organigrama indica que la información entra en un bloque y vuelve a salir hacia un paso anterior en el proceso, la línea de la flecha estará doblada en ángulos rectos, igual que un cuadrado, apuntando hacia arriba y girando hacia atrás, señalando una sección anterior en el diagrama, con la cual cosa ilustrará un "bucle" o paso que se repite. Si aparece una flecha doble en un diagrama de flujo significa que un mismo dispositivo lee y escribe datos digitales.

Rombo

En un organigrama, un rombo indica una decisión. Puede señalar la aparición de una sentencia condicional, por ejemplo, o cualquier cuestión en el proceso que pueda tener múltiples resultados que lleven en nuevas direcciones en el proceso. Una respuesta afirmativa a la pregunta del rombo puede llevar el proceso en una dirección indicada por un punto del rombo. Una respuesta negativa, puede llevar el proceso en otra dirección indicada por otro punto del rombo. No tienen por qué ser puntos opuestos. 

Rectángulo

El rectángulo normal es uno de los símbolos más comunes en los organigramas y se usa para indicar pasos o acciones individuales en el proceso, a menudo directamente después del comienzo del proceso y tras cualquier símbolo de decisión, para mostrar la siguiente acción que tendrá lugar.

Amontonada

Este símbolo se parece a una hoja de papel rasgada e indica que hay un "documento" en proceso. Puede ser un documento físico creado durante el proceso, como una impresión, o un documento electrónico, como un correo electrónico, generado durante el proceso. La versión "amontonada" de este símbolo indica la producción de múltiples documentos.

Final

Este símbolo “Final “ se utiliza para indicar que los datos de algunos procesos que requieren traslado a ciertos sitios se están almacenando. A continuación aparecerá un símbolo final si el almacenamiento de los datos es el fin de una rama concreta del proceso del diagrama.

CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS.

Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización... Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

Títulos de descripción condensada de las actividades.

Nombre del funcionario que formuló las cartas.

Fecha de formulación.

Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.) 

Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales). 

Los organigramas u organogramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organograma, va el nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título: organograma; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración. Entre las técnicas reales para la elaboración de un organograma se deben considerar: Los datos que deben recogerse, las fuentes de información, los métodos de recogerlos. Lo primero que debe determinarse es el tipo de organograma que se va a elaborar y el área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la información que a ambas cosas se ajuste.