DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS
Es la ciencia que estudia el conocimiento administrativo y la estructura organizacional de un sistema, con la aptitud científico-tecnológica adecuada para enfrentar las diversas variables del comportamiento organizacional y orientarlas hacia una gestión racional. Será una metodología capaz de definir objetivos orientados al análisis, implementación y seguimiento de la organización y los sistemas de las instituciones, así como el seguimiento mediante auditorias administrativas que permitan la reorientación de la gestión empresarial.
ORIGEN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA.
La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965. La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.
Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Sistemas a las funciones de contabilidad y auditoría con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos. La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento, las unidades de organización y control se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos y consolidado por el apoyo político y legal.
NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA.
El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.
"Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se pueden destacar de la siguiente manera:
Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.
Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.
Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.
Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.
Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.
Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.
Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.
Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.
Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.
CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA
La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales.
Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema de Organización y métodos, las cuales se denotan así:
Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores.
Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.
Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.
Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.
Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal.
PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.
Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.
Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.
Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose.
PERFIL DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA
Para que un analista de Organización y Sistema ejerza satisfactoriamente su función, determinados requisitos se vuelven indispensables, estos son:
. Poseer conocimientos especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.
.Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores.
.Ser creativo, hábil y autoconfiable.
.Poseer facilidades para las relaciones humanas.
.Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.
Unas de las Condiciones Particulares que el analista de organización y sistema de reunir son las siguientes:
ANALIZADOR. Es importante esta condición cuando se trata de recopilación de datos; saber cuáles son los problemas (fallas o retrasos) que debe anotar para su posterior análisis.
ORIENTADOR. El trabajo de Organización y Sistema es racional; exige una secuencia lógica por lo que consecuentemente el analista debe ordenar toda su actividad, con el objetivo de obtener resultados positivos.
PERCEPTIVO. Habilidad para saber si todos los datos recogidos son útiles y cuales debe obtener.
BUEN OYENTE. Debe saber oír, más que saber interrogar. A la primera pregunta, debe seguir las respuestas del entrevistado y no interrumpirlo en su relato.
CREADOR e INNOVADOR. Ver las soluciones a medida que estudia los problemas y analizar los datos. Crear mejores condiciones de funcionamiento de las unidades de la empresa ya que no se debe canalizar por el cambio mismo sino innovar para lograr mayor eficiencia.
VENDEDOR. El analista debe tratar de ganar la aprobación de su trabajo y la colaboración para implementar sistemas y procedimientos. Para ello hace falta: espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia.
TIPOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA
Dado que hay intereses, especializaciones y niveles diferentes en una organización, existen diferentes tipos de sistemas. Un sistema solo no proporciona toda la información que una empresa necesita. La organización se divide en niveles estratégicos, administrativos, del conocimiento y operativos y luego se divide en áreas funcionales como ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos.
DIFERENTES TIPOS DE SISTEMAS
Existen Cuatro principales tipos de sistemas de información:
SISTEMAS A NIVEL OPERATIVO: sistemas de información que supervisan las actividades elementales y las transacciones de la organización.
SISTEMAS A NIVEL DEL CONOCIMIENTO: sistemas de información que apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organización.
SISTEMAS A NIVEL ADMINISTRATIVO: sistemas de información que apoyan las actividades de supervisión, control, de toma de decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio.
SISTEMAS A NIVEL ESTRATÉGICO: sistemas de información que apoyan las actividades de planeación a largo plazo.
CLASIFICACIÓN:
Sistemas de información gerencial
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones
Sistemas de trabajo del conocimiento
Sistemas de oficina
Sistemas de procesamiento de transacciones
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