ACTIVIDAD N° 3

NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

Definición de Normas:

Para el éxito de cualquier empresa o institución, es fundamental trazar normas de acción correctas. Las normas pueden definirse como el conjunto de principios por lo que se rigen todas las decisiones administrativas, para que el progreso y desarrollo de la empresa se dirijan hacia los objetivos, facilitando las labores del ejecutivo y de sus subordinados.

Características de Normas.

Ayudan en la delegación de autoridad, fijan la acción de su cumplimiento y se deben realizar teniendo en cuenta los principios de concreción, clara y comprensible para todos los que tengan que aplicarlas en la organización.

Clasificación.

Normas creadas: Surgen por iniciativa de la dirección, para orientar el criterio de los subordinados y deben poseer un alto grado de permanencia teniendo en cuenta la estabilidad, la cual es esencial para que se pueda tener éxito en su objetivo. (Ejemplo normas de control interno).

Normas solicitadas: Se formulan con la finalidad de enfrentarse un problema excepcional o problema determinado y debe haber tantas normas como sean necesarias para abarcar las condiciones que puedan preverse, pero no tan excesivas que produzcan confusión y no tenga sentido. Debe tenerse en cuenta que las normas deben basarse en hechos y en un criterio solido y no deben ser simples reflejos personales.

Normas impuestas: Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la dirección a incluirlas entre las normas de la empresa para que estén de acuerdo a las legislaciones.

Determinación de las normas.

Estudie el método existente, con la finalidad de adquirir familiaridad y conocimiento de la operación, equipo, condiciones de trabajo y método, para ello recopile los datos por áreas para el desarrollo de las normas.

Busque en la creación de la norma un control hacia un mayor número de información y datos que exijan para el cumplimiento del proceso.

Desarrollo la norma considerando el establecimiento de mediciones (incluya porcentajes de tolerancia aceptables).

Decida si la norma cumple con el propósito principal.

Considere si la norma será de aplicación continua para efectuar comparaciones recurrentes.

La norma debe estar orientada hacia la detección de fallas y errores.

Tenga en cuenta que cuando las normas se violen, que procedimientos se deben seguir.

Determine si la norma tendrá características de comprobación posterior.

Descarte las normas ineficientes.

Aplicación de las normas.

Deje evidencia de la revisión en la aplicación de la norma, cuando sea necesario a través de cuestionarios, esto ayudara a evitar muchos contratiempos.

Incluya el índice de la efectividad en la aplicación de normas.

Mantenimiento de normas.

Determinada la norma para medir la ejecución, debe asumirse la obligación de conservarla siempre al día, para evitar el fracaso por no haberse ajustado a los cambios que deban hacerse.

Las normas no deben cambiarse a menos que, no sean aplicables posteriormente o tengan errores, esta modificación debe estar debidamente aprobada y hacer el remplazo en el manual de normas.

Debe mantenerse una supervisión continua en la aplicación de las normas, por ejemplo cada seis meses hacer una revisión para determinar desviaciones, posibles cambios parciales, remplazos y mejoras a las normas.

Dentro del programa de normas, cada unidad de la organización debe preservar su responsabilidad y respaldar dicho programa.

Definición de Políticas.

Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización. En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.

Clasificación de las políticas.

Estrategias o generales:

Se formulan al nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad".

Tácticas o departamentales:

Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: "El departamento de producción determinara los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales".

Operativas o específicas:

Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de mantenimiento". Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

Tipos de Políticas.

Externas:

Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc.

Consultadas:

Normalmente dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar algún problema, originándose así éstas políticas.

Procedimientos para la aplicación de las políticas.

Para la aplicación de las políticas fijadas por la organización, se siguen cinco pasos o etapas, a saber: elaboración, aprobación, difusión e interpretación, aplicación práctica y revisión.

Elaboración

Investigar. Determinar los resultados a obtener, determinar el objetivo que se persigue, reunir toda la información necesaria respecto al tema que se trate, verificar si existe una política o costumbre dentro de la empresa al respecto, comparar con otras empresas qué han hecho al respecto (si es posible), consultar con las personas más calificadas en la materia (si es posible).

Ejecución.

Es Hacer una exposición clara y precisa de asunto, enunciando las cualidades y características del tema a tratar, vigilando que sea lo más sencillo posible, pero son caer en omisiones.

Aplicación.

En este punto es necesario explicar de una manera clara y sencilla a quién, cuando y por qué se consideran dentro de los casos de aplicación de la política en cuestión.

Procedimiento.

Explicar clara y detalladamente cuáles son los pasos a seguir para llevar a cabo la aplicación correcta de la política en cuestión para lo cual es necesario seguir una secuencia cronológica de todos los hechos que forman el proceso.

Funcionario responsable.

Definir al responsable o responsables de la correcta aplicación y coordinación de la política o políticas en los departamentos afectados por dichas aplicaciones.

Aprobación.

Verificar la precisión y brevedad del proyecto de política, vigilando que esté completo, que sea necesario y que responda al objetivo propuesto.

Revisión de las políticas.

Revisar periódicamente las políticas, fijando una fecha para tal efecto, procurando mantenerlas al día. Vigilar y evaluar el respeto de las políticas en toda la organización, así como vigilar y verificar la correcta aplicación de las políticas en los diferentes departamentos e investigar, en su caso, por qué se han dejado de aplicar.

Diagramación de los procedimientos.

Diagramación de los procedimientos y normas, es aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

La diagramación de normas y procedimientos son los documentos que especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una organización / institución, explicando un conjunto de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades orgánicas que forman parte de una organización; con el objetivo de ir creando y consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación de información. Este documento también especifica las normas correspondientes con las acciones de carácter disciplinario, relacionándose con el personal y cada miembro del organismo, incluso se halla también las nominas, permisos, vacaciones, bonos… por ello el manual esta sujeto a cambios, debe ser actualizado constantemente, el evoluciona al paso que la organización o institución crezca y se desarrolle en todos los ámbitos.

Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por establece normas o pautas especificas y claras, y detalla minuciosamente todos los procedimientos que se realizan en la institución.

Diseño de políticas.

La importancia del diseños de procedimientos administrativos es que a través de una mirada retrospectiva a la administración permite llevar a las empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organización. Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma.