ACTIVIDAD N° 4

NORMALIZACIÓN.

La normalización hoy en día juega un papel importante en la mayoría de las actividades de los seres humanos, en el campo del sector privado es un soporte muy efectivo al impulsar a constituir estándares internacionales de calidad, a nivel público o estatal su desempeño es de vital importancia al dotar al estado de suficientes instrumentos de control en las políticas relacionadas con el medio   ambiente, la salud, la agricultura y particularmente el sector dé los consumidores.

Por normalización se entiende el proceso de formulación, elaboración, la aplicación y mejoramiento de las normas existentes que se aplican a las diversas actividades económicas, industriales o científicas, con el objeto de ordenarlas y mejorarlas. Los propósitos principales de la normalización son la simplificación, la unificación y la especificación.

LA ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE NORMALlZACIÓN.

La ISO es un organismo internacional compuesta por los representantes de los cuerpos normativos nacionales (Organismos de Normalización), compuesta por noventa (90) países, con un perfil administrativo de carácter no gubernamental. Esta federación de representantes nacionales actúa con oficinas delegadas de la ISO y son las encargadas de la normalización en cada país, en la Tabla No. 1 se presentan algunos Organismos Nacionales de Normalización.

La ISO es un órgano consultivo de la Organización de las Naciones Unidas (ONU), que tiene su sede en Ginebra (Suiza), cuya función principal es la de contribuir al fomento y desarrollo internacional de la normalización, para facilitar el intercambio mundial de productos, bienes y servicios, mediante la colaboración científica, tecnológica y técnica en el campo administrativo, industrial y económico, manteniendo La ISO en contactos con las universidades, centros científicos y tecnológicos.

ESTRUCTURA INTERNA DE LA ISO.

Su estructura interna está compuesta por un Consejo de la Organización encargado de la aprobación de los proyectos de normas, subordinados a éste se han creado ciento setenta y seis (176) comités permanentes llamados Comités Técnicos ISO (ISO/TC) cuya función es la de estudiar los principios científicos de la normalización, a cada Comité Técnico se le adjudica un número de orden y un nombre que refleja el perfil y la especialización a que se dedica.

En los comités técnicos se encuentran subordinados seis cientos treinta y un (631) Subcomités Técnicos (ISO/TCSC) creados según la especialización específica de cada disciplina, estos subcomités están divididos en mil ochocientos treinta (1 830) Grupos de Trabajo de acuerdo a cada especialidad.

En los Comités y Subcomités Técnicos tienen asiento cada uno de los países que conforman esta organización, y representan el punto de vista de los fabricantes, vendedores, profesionales de la ingeniería, laboratorios de pruebas, servicios públicos, gobierno, organizaciones científicas de investigación, grupos de usuarios y consumidores, en todo el mundo.

FUNCIONES Y OBJETIVOS.

Las funciones y objetivos de la ISO son las siguientes:

La elaboración, discusión y presentación de los proyectos de normas técnicas internacionales.

Facilitar la utilización de las nuevas normas para ser empleadas internacionalmente y en la esfera local de cada nación.

Coordinar para los países miembros as recomendaciones necesarias para la unificación de criterios de las normas ISO nacionales en cada país.

Elaboración de las normas internacionales con el apoyo, participación y aceptación de todos sus miembros.

Colaborar activamente con organizaciones internacionales dedicadas a la promulgación de la normalización.

MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.). Así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.

Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.

Coadyuvar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.

Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

Agilizar el estudio de la organización.

Facilitar el reclutamiento, selección e integración de personal.

Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.

Determinar las responsabilidades de cada unidad y puesto en relación con el resto de la organización.

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos que lo componen.

Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.

Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

Servir como vehículo de orientación e información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios y usuarios o clientes con los que interactúa la organización.

VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA UTILIZACIÓN DE MANUALES

Ventajas: 

Son una fuente permanente de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la empresa.

Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitación de nuevos empleados.

Logran y mantienen un sólido plan de organización.

Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con otros puestos de la organización.

Limitaciones:

Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar.

Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez.

Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria.

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes.

Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

ACTIVIDAD N° 3

NORMAS, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS.

Definición de Normas:

Para el éxito de cualquier empresa o institución, es fundamental trazar normas de acción correctas. Las normas pueden definirse como el conjunto de principios por lo que se rigen todas las decisiones administrativas, para que el progreso y desarrollo de la empresa se dirijan hacia los objetivos, facilitando las labores del ejecutivo y de sus subordinados.

Características de Normas.

Ayudan en la delegación de autoridad, fijan la acción de su cumplimiento y se deben realizar teniendo en cuenta los principios de concreción, clara y comprensible para todos los que tengan que aplicarlas en la organización.

Clasificación.

Normas creadas: Surgen por iniciativa de la dirección, para orientar el criterio de los subordinados y deben poseer un alto grado de permanencia teniendo en cuenta la estabilidad, la cual es esencial para que se pueda tener éxito en su objetivo. (Ejemplo normas de control interno).

Normas solicitadas: Se formulan con la finalidad de enfrentarse un problema excepcional o problema determinado y debe haber tantas normas como sean necesarias para abarcar las condiciones que puedan preverse, pero no tan excesivas que produzcan confusión y no tenga sentido. Debe tenerse en cuenta que las normas deben basarse en hechos y en un criterio solido y no deben ser simples reflejos personales.

Normas impuestas: Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la dirección a incluirlas entre las normas de la empresa para que estén de acuerdo a las legislaciones.

Determinación de las normas.

Estudie el método existente, con la finalidad de adquirir familiaridad y conocimiento de la operación, equipo, condiciones de trabajo y método, para ello recopile los datos por áreas para el desarrollo de las normas.

Busque en la creación de la norma un control hacia un mayor número de información y datos que exijan para el cumplimiento del proceso.

Desarrollo la norma considerando el establecimiento de mediciones (incluya porcentajes de tolerancia aceptables).

Decida si la norma cumple con el propósito principal.

Considere si la norma será de aplicación continua para efectuar comparaciones recurrentes.

La norma debe estar orientada hacia la detección de fallas y errores.

Tenga en cuenta que cuando las normas se violen, que procedimientos se deben seguir.

Determine si la norma tendrá características de comprobación posterior.

Descarte las normas ineficientes.

Aplicación de las normas.

Deje evidencia de la revisión en la aplicación de la norma, cuando sea necesario a través de cuestionarios, esto ayudara a evitar muchos contratiempos.

Incluya el índice de la efectividad en la aplicación de normas.

Mantenimiento de normas.

Determinada la norma para medir la ejecución, debe asumirse la obligación de conservarla siempre al día, para evitar el fracaso por no haberse ajustado a los cambios que deban hacerse.

Las normas no deben cambiarse a menos que, no sean aplicables posteriormente o tengan errores, esta modificación debe estar debidamente aprobada y hacer el remplazo en el manual de normas.

Debe mantenerse una supervisión continua en la aplicación de las normas, por ejemplo cada seis meses hacer una revisión para determinar desviaciones, posibles cambios parciales, remplazos y mejoras a las normas.

Dentro del programa de normas, cada unidad de la organización debe preservar su responsabilidad y respaldar dicho programa.

Definición de Políticas.

Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización. En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.

Clasificación de las políticas.

Estrategias o generales:

Se formulan al nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad".

Tácticas o departamentales:

Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: "El departamento de producción determinara los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales".

Operativas o específicas:

Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de mantenimiento". Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

Tipos de Políticas.

Externas:

Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc.

Consultadas:

Normalmente dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar algún problema, originándose así éstas políticas.

Procedimientos para la aplicación de las políticas.

Para la aplicación de las políticas fijadas por la organización, se siguen cinco pasos o etapas, a saber: elaboración, aprobación, difusión e interpretación, aplicación práctica y revisión.

Elaboración

Investigar. Determinar los resultados a obtener, determinar el objetivo que se persigue, reunir toda la información necesaria respecto al tema que se trate, verificar si existe una política o costumbre dentro de la empresa al respecto, comparar con otras empresas qué han hecho al respecto (si es posible), consultar con las personas más calificadas en la materia (si es posible).

Ejecución.

Es Hacer una exposición clara y precisa de asunto, enunciando las cualidades y características del tema a tratar, vigilando que sea lo más sencillo posible, pero son caer en omisiones.

Aplicación.

En este punto es necesario explicar de una manera clara y sencilla a quién, cuando y por qué se consideran dentro de los casos de aplicación de la política en cuestión.

Procedimiento.

Explicar clara y detalladamente cuáles son los pasos a seguir para llevar a cabo la aplicación correcta de la política en cuestión para lo cual es necesario seguir una secuencia cronológica de todos los hechos que forman el proceso.

Funcionario responsable.

Definir al responsable o responsables de la correcta aplicación y coordinación de la política o políticas en los departamentos afectados por dichas aplicaciones.

Aprobación.

Verificar la precisión y brevedad del proyecto de política, vigilando que esté completo, que sea necesario y que responda al objetivo propuesto.

Revisión de las políticas.

Revisar periódicamente las políticas, fijando una fecha para tal efecto, procurando mantenerlas al día. Vigilar y evaluar el respeto de las políticas en toda la organización, así como vigilar y verificar la correcta aplicación de las políticas en los diferentes departamentos e investigar, en su caso, por qué se han dejado de aplicar.

Diagramación de los procedimientos.

Diagramación de los procedimientos y normas, es aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

La diagramación de normas y procedimientos son los documentos que especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una organización / institución, explicando un conjunto de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades orgánicas que forman parte de una organización; con el objetivo de ir creando y consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación de información. Este documento también especifica las normas correspondientes con las acciones de carácter disciplinario, relacionándose con el personal y cada miembro del organismo, incluso se halla también las nominas, permisos, vacaciones, bonos… por ello el manual esta sujeto a cambios, debe ser actualizado constantemente, el evoluciona al paso que la organización o institución crezca y se desarrolle en todos los ámbitos.

Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por establece normas o pautas especificas y claras, y detalla minuciosamente todos los procedimientos que se realizan en la institución.

Diseño de políticas.

La importancia del diseños de procedimientos administrativos es que a través de una mirada retrospectiva a la administración permite llevar a las empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organización. Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma.

ACTIVIDAD N° 2

ORGANIMETRÍA

Proviene de dos vocablos en latín: organón = órgano y “metría” que significa medida. Por lo tanto la organimetría es la medición de los sistemas. La organimetría viene hacer un conjunto de técnicas, para representar las organizaciones y sus relaciones formales. El Proceso Administrativo está estructurado por 4 fases o etapas: (Planificación, Organización, Dirección y Control) estas fases distinguen una mecánica administrativa: (previsión, planeación y organización).

La Organimetría es parte del proceso de la Organización. Los miembros de una organización necesitan un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar las metas de la organización. El proceso gerencial de la organización implica tomar decisiones para crear este tipo de marco, de tal manera que las organizaciones puedan durar desde el presente hasta bien entrando al futuro.

Este proceso de organización puede resumirse en:

Diseño Organizacional: Determinar la estructura de la organización que es más conveniente para la estrategia, el personal, la tecnología y las tareas de la organización.

Estructura Organizacional: La forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de la organización.

Estas fases se suceden, es decir que la Estructura Organizacional es producto del Diseño Organizacional. En este escenario la Organimetría representa lo que el Diseño y la Estructura Organizacional han establecido en la Organización Formal.

OBJETIVOS.

El organigrama tiene como objetivo formar dentro de una empresa la estructura de la organización, que pueda considerarse como el marco de trabajo que retiene unidas las diversas funciones de acuerdo con un esquema, que sugiere orden y relaciones armoniosas, en otras palabras, una parte de importancia de la tarea de organizar es armonizar a un grupo de personalidades distintas. Toda organización pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro.

A continuación mencionaremos algunas definiciones de la palabra objetivos.

1º. La palabra objetivo proviene de ob-jactum, que significa "a donde se dirigen nuestras acciones."

2º. Los objetivos son enunciados escritos sobre resultados a ser alcanzados en un periodo determinado.

3º. Los objetivos son los fines hacia los cuales está encaminada la actividad de una empresa, los puntos finales de la planeación, y aun cuando no pueden aceptarse tal cual son, el establecerlos requiere de una considerable planeación.

4º. Un objetivo se concibe algunas veces como el punto final de un programa administrativo, bien sea que se establezca en términos generales o específicos.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Se entiende por organigrama a la representación gráfica de la organización de una entidad, empresa o actividad. A partir de este se puede presentar información general sobre las características de la empresa así como también realizar un análisis de su estructura organizacional.
Existen distintos tipos de organigramas, y distintos criterios para clasificarlos. Algunos de ellos son:

Microadministrativos: pertenecen a una sola organización, ya sea en conjunto o bien, a alguna de las áreas que la conforman.

                                                          
Macroadministrativos: son la representación gráfica de más de una entidad.

Mesoadministrativos: en estos se representa a varias entidades de un sector o bien al sector en su totalidad.

                                                

Generales: aquí se representa a una cierta organización en su totalidad y las relaciones que existen dentro de esta.

Específicos: representan a un departamento o área puntual de la entidad y cómo este se organiza.

Horizontales: en estos las unidades son desplegadas de izquierda a derecha colocando al titulas en el extremo izquierdo. Las relaciones entre las unidades se representas mediante líneas horizontales y las jerarquías se ordena en columnas.

                                       

Verticales: las unidades se despliegan de arriba hacia abajo y el titular se ubica en el extremo superior y las jerarquías se despliegan de manera escalonada.

                                        

Integrales: en ellos se representan todas las unidades administrativas de la empresa y las relaciones jerárquicas o de dependencia que se establecen entre las mismas.

SÍMBOLOS Y REFERENCIAS CONVENCIONALES DE MAYOR USO EN UN ORGANIGRAMA.

Los símbolos de un organigrama son formas geométricas que ilustran las diferentes acciones que pueden ocurrir durante un proceso, programa o algoritmo. Aunque los organigramas incluyen también descripciones textuales, los símbolos del diagrama varían en tamaño para servir de ayuda visual al lector a la hora de entender el diagrama. Sin ni siquiera leer el texto, el usuario puede entender rápidamente el proceso basándose solamente en el orden de los símbolos.

Rectángulo redondeado con extremo cóncavo.

El símbolo del rectángulo redondeado se conoce en un organigrama como el "finalizador". Se usa para indicar el comienzo, la parada, el inicio o la finalización de un proceso. Normalmente se encuentran en la parte de arriba y la de abajo de un organigrama, pero pueden aparecer en el interior si un subproceso se desvía y termina antes de la finalización general del proceso.

Dirección

El símbolo de la flecha se usa para indicar el flujo de información a través del programa. La flecha señala en la dirección en que se mueve el proceso de principio a fin. Si una sección del organigrama indica que la información entra en un bloque y vuelve a salir hacia un paso anterior en el proceso, la línea de la flecha estará doblada en ángulos rectos, igual que un cuadrado, apuntando hacia arriba y girando hacia atrás, señalando una sección anterior en el diagrama, con la cual cosa ilustrará un "bucle" o paso que se repite. Si aparece una flecha doble en un diagrama de flujo significa que un mismo dispositivo lee y escribe datos digitales.

Rombo

En un organigrama, un rombo indica una decisión. Puede señalar la aparición de una sentencia condicional, por ejemplo, o cualquier cuestión en el proceso que pueda tener múltiples resultados que lleven en nuevas direcciones en el proceso. Una respuesta afirmativa a la pregunta del rombo puede llevar el proceso en una dirección indicada por un punto del rombo. Una respuesta negativa, puede llevar el proceso en otra dirección indicada por otro punto del rombo. No tienen por qué ser puntos opuestos. 

Rectángulo

El rectángulo normal es uno de los símbolos más comunes en los organigramas y se usa para indicar pasos o acciones individuales en el proceso, a menudo directamente después del comienzo del proceso y tras cualquier símbolo de decisión, para mostrar la siguiente acción que tendrá lugar.

Amontonada

Este símbolo se parece a una hoja de papel rasgada e indica que hay un "documento" en proceso. Puede ser un documento físico creado durante el proceso, como una impresión, o un documento electrónico, como un correo electrónico, generado durante el proceso. La versión "amontonada" de este símbolo indica la producción de múltiples documentos.

Final

Este símbolo “Final “ se utiliza para indicar que los datos de algunos procesos que requieren traslado a ciertos sitios se están almacenando. A continuación aparecerá un símbolo final si el almacenamiento de los datos es el fin de una rama concreta del proceso del diagrama.

CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE ORGANIGRAMAS.

Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización... Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

Títulos de descripción condensada de las actividades.

Nombre del funcionario que formuló las cartas.

Fecha de formulación.

Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.) 

Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales). 

Los organigramas u organogramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organograma, va el nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título: organograma; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración. Entre las técnicas reales para la elaboración de un organograma se deben considerar: Los datos que deben recogerse, las fuentes de información, los métodos de recogerlos. Lo primero que debe determinarse es el tipo de organograma que se va a elaborar y el área de la institución que vaya a representarse para recoger sólo la información que a ambas cosas se ajuste. 

ACTIVIDAD N° 1

DEFINICIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

Es la ciencia que estudia el conocimiento administrativo y la estructura organizacional de un sistema, con la aptitud científico-tecnológica adecuada para enfrentar las diversas variables del comportamiento organizacional y orientarlas hacia una gestión racional. Será una metodología capaz de definir objetivos orientados al análisis, implementación y seguimiento de la organización y los sistemas de las instituciones, así como el seguimiento mediante auditorias administrativas que permitan la reorientación de la gestión empresarial. 

ORIGEN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA.

La creación de las unidades de Organización y Sistemas se vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965. La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: una referente a su origen y formación y otra referente a su consolidación.

Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de Organización y Sistemas en toda la administración. Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Sistemas a las funciones de contabilidad y auditoría con funciones de mejoramiento administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos. La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento, las unidades de organización y control se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos y consolidado por el apoyo político y legal.

NATURALEZA DE LAS FUNCIONES DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA.

El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño organizacional.

"Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administración" y se pueden destacar de la siguiente manera:

Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.

Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.

Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.

Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.

Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.

Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.

Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.

Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

CARACTERÍSTICAS DE LOS ANÁLISIS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA

La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales.

Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema de Organización y métodos, las cuales se denotan así:

Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.

Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.

Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los factores.

Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.

Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de las operaciones de un procedimiento.

Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.

Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.

Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias acerca de las características del personal.

PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y actividades, asignación de recursos, etc.

Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.

Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de variables.

Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose.

PERFIL DEL ANALISTA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA

Para que un analista de Organización y Sistema ejerza satisfactoriamente su función, determinados requisitos se vuelven indispensables, estos son:

. Poseer conocimientos especializados sobre procedimientos, métodos, técnicas e instrumentos administrativos.

.Poseer capacidad de análisis y síntesis en proporciones superiores a las que normalmente se exige como media de los administradores.

.Ser creativo, hábil y autoconfiable.

.Poseer facilidades para las relaciones humanas.

.Saber oír, observar, argumentar e influir en terceros.

Unas de las Condiciones Particulares que el analista de organización y sistema de reunir son las siguientes:

ANALIZADOR. Es importante esta condición cuando se trata de recopilación de datos; saber cuáles son los problemas (fallas o retrasos) que debe anotar para su posterior análisis.

ORIENTADOR. El trabajo de Organización y Sistema es racional; exige una secuencia lógica por lo que consecuentemente el analista debe ordenar toda su actividad, con el objetivo de obtener resultados positivos.

PERCEPTIVO. Habilidad para saber si todos los datos recogidos son útiles y cuales debe obtener.

BUEN OYENTE. Debe saber oír, más que saber interrogar. A la primera pregunta, debe seguir las respuestas del entrevistado y no interrumpirlo en su relato.

CREADOR e INNOVADOR. Ver las soluciones a medida que estudia los problemas y analizar los datos. Crear mejores condiciones de funcionamiento de las unidades de la empresa ya que no se debe canalizar por el cambio mismo sino innovar para lograr mayor eficiencia.

VENDEDOR. El analista debe tratar de ganar la aprobación de su trabajo y la colaboración para implementar sistemas y procedimientos. Para ello hace falta: espíritu conciliador, tacto, comprensión y paciencia.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMA

Dado que hay intereses, especializaciones y niveles diferentes en una organización, existen diferentes tipos de sistemas. Un sistema solo no proporciona toda la información que una empresa necesita. La organización se divide en niveles estratégicos, administrativos, del conocimiento y operativos y luego se divide en áreas funcionales como ventas y marketing, manufactura, finanzas, contabilidad y recursos humanos.

DIFERENTES TIPOS DE SISTEMAS

Existen Cuatro principales tipos de sistemas de información:

SISTEMAS A NIVEL OPERATIVO: sistemas de información que supervisan las actividades elementales y las transacciones de la organización.

SISTEMAS A NIVEL DEL CONOCIMIENTO: sistemas de información que apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organización.

SISTEMAS A NIVEL ADMINISTRATIVO: sistemas de información que apoyan las actividades de supervisión, control, de toma de decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio.

SISTEMAS A NIVEL ESTRATÉGICO: sistemas de información que apoyan las actividades de planeación a largo plazo.

CLASIFICACIÓN:

Sistemas de apoyos a ejecutivos

Sistemas de información gerencial

Sistemas de apoyo a la toma de decisiones

Sistemas de trabajo del conocimiento

Sistemas de oficina

Sistemas de procesamiento de transacciones